Laat medewerkers niet de bottleneck zijn – Hoe meer uit je workforce te halen

Capaciteitsgebrek is een belangrijke aanleiding voor verandering. Er is teveel werk (de economie is “booming”) en te weinig mensen om dat af te handelen. Er wordt volop geworven, maar goede medewerkers zijn nauwelijks te vinden laat staan vast te houden. Ondertussen staan de marges en kosten onder druk. Dit probleem is voor velen aan de orde van de dag. Meer doen en dat vaak met minder mensen, dat is de uitdaging voor vele organisaties. Is het niet slimmer om te veranderen om daarmee ook het maximale uit je bestaande workforce te halen? Hieronder volgt een aantal aanknopingspunten en adviezen om dit aan te pakken.

 
1. Ondervang “Price’s Law”
Volgens Jordan Peterson, professor in de psychologie aan de Universiteit van Toronto, voert in de meeste organisaties een klein deel van de mensen de overgrote meerderheid van het werk uit. Om preciezer te zijn: de vierkantswortel van het aantal betrokken personen doet de helft van het werk. Deze “Price’s Law” is afkomstig van historicus en natuurkundige Derek John de Solla Price op basis van onderzoek naar publicaties over een onderwerp en aantallen auteurs. Bij honderd schrijvers over een bepaald onderwerp zouden 10 van hen 50% van de publicaties schrijven. Stel je de productiviteitswinst voor die te behalen is als die andere 90 even zo goed gaan produceren! In potentie is hier dus een enorme productiviteitswinst te behalen. Natuurlijk begint het met de vraag of dezelfde wetmatigheid opgaat in (delen van) jouw organisatie en daarmee dus relevant wordt om onder de loep te nemen. Volgens Peterson zit die productieve groep er meer bovenop en zijn het slimme, consciëntieuze en harde werkers. De vraag is waarom anderen niet zo productief zijn en wat dan de oorzaken zijn. Daarbij is de productiviteit van medewerkers is lang niet altijd goed zichtbaar, beïnvloeden medewerkers elkaar en zou een team samen meer moeten opleveren dan individuele teamleden. Een goed begin is meten en vaststellen wat de situatie met oorzaken is. Ander belangrijk gegeven volgens Peterson; deze productieve medewerkers zijn de eersten die vertrekken bij problemen en bij verlies van banen. De vraag is of dit de productiviteit van het team als geheel positief danwel negatief beïnvloed. Klik hier voor het Amerikaanse en politiek getinte interview op nieuws-talkshow “Rubin Report”, zet je eigen filter op het verhaal en oordeel zelf.

2. “Hire for character train for skills”
Banen veranderen a.g.v. digitalisering in een enorm tempo. Adviesbureau Cognizant heeft onlangs in de VS – voorloper op de ontwikkelingen in Europa – onderzoek gedaan naar de ontwikkelingen van 50 banen. Dat onderzoek geeft antwoord op vragen als: Welke banen zijn in opkomst? Welke groeien het snelst of verdwijnen? Welke bedrijfstakken ondergaan de grootste veranderingen? Doordat verandering versnelt verouderen kennis en vaardigheden ook steeds sneller. Als je werft, zoek dan niet per sé naar kandidaten die over alle skills beschikken, maar zoek kandidaten met de juiste mindset om te leren en te groeien. Lees meer over het onderzoek van Cognizant in Jobs of the future index.

3. Doorbreek de “leercyclus-Catch-22”
Door toenemende werkdruk blijft de kennisontwikkeling achter. Ook werving van nieuwe medewerkers kan dat onvoldoende opvullen, want het lukt niet om onbenut arbeidspotentieel effectief naar de arbeidsmarkt te leiden. Mede daardoor verschuift de topprioriteit van HR-professionals van werving naar scholing en behoud van medewerkers. Maar daar moet dan wel tijd voor vrijgemaakt worden. Dit is een catch 22 situatie. De productiviteit kan worden vergroot door te scholen, maar daar is helaas geen tijd voor. Die cyclus moet worden doorbroken, want anders nemen achterstanden enkel toe. Met name binnen IT gaan de ontwikkelingen snel en is de uitdaging groot. Organisaties blijven achter bij het opleiden van IT’ers. Volgens onderzoek van AFAS Software, Berenschot en uitgeverij Performa  deed maar liefst 43 procent het afgelopen jaar een opleiding in eigen tijd en 31 procent betaalde zelf geheel of gedeeltelijk voor de opleiding. Daar is op zich niets mis mee, maar daarmee wordt de achterstand niet ingelopen. Kijk naar de kwaliteiten van medewerkers, rek functies op en organiseer in rollen zodat aanwezige kennis beter kan worden ingezet. Start eventueel een eigen Academy bij voldoende scholingsomvang. Stel verder heldere prioriteiten waar ook scholing onderdeel van uitmaakt. Neem verder ook advies 2 ter harte en zoek niet naar de ideale kandidaat of “schaap met 5 poten”, maar zoek de meeste geschikte kandidaat en school; zo veel als mogelijk “on the job”.

4. Zorg voor goed werkende IT 
Uit eigen ervaring weet ik dat 25% aan tijdverlies door IT-problemen geen uitzondering is. Tijd die verloren gaat door o.a. onbeschikbaarheid van systemen, gebrekkige functionaliteit, herstel van fouten en overtypen van gegevens. Dat staat nog los van de impact op de medewerker-moraal, de klant en het bedrijfsresultaat. De problemen zijn lang niet altijd goed zichtbaar, want vinden versnipperd in de organisatie en op verschillende tijdstippen plaats. Zo kunnen de “service levels” er op papier goed uitzien, maar is de impact op de praktijk van een geheel andere orde. Een rondje op de werkvloer geeft snel meer inzicht. Goed werkende IT kan de productiviteit van de workforce dan met minstens 25% vergroten. Voor de hand liggende adviezen zijn het vermijden van complexiteit en gebruik van standaard software. Tevens zal de het management en eindgebruiker (kort: “business”) meer kennis moeten opbouwen van de (on)mogelijkheden van IT en begrijpen wat de impact van keuzes is. Dat helpt om sturing te geven, want IT is ten slotte een middel om business doelstellingen te realiseren.

5. Reactieveer de bevlogenheid van je medewerkers
Bevlogen medewerkers zijn ruim 2 x zo productief als tevreden medewerkers. Bij nieuwe medewerkers neemt de bevlogenheid de eerste twee jaren toe om daarna af te nemen. Met een gemiddeld arbeidsverband in Nederland van 7 jaar neemt de bevlogenheid van minimaal 70% van de werkenden enkel af. Vaak gaat het dan om een specifieke groep medewerkers die langdurig in dienst is. Dat gaat al snel over honderden of duizenden medewerkers in een organisatie! Belangrijke redenen zijn dat het werk dan minder uitdagend wordt en door taken die minder leuk worden om te doen. De kunst is om die bevlogenheid weer te reactiveren. Een manier is meer vakmanschap en autonomie in het werk met IT die het werk vergemakkelijkt. Verder kan o.a. worden gedacht aan ruimte geven voor experimenten, medewerkers te laten rouleren of door medewerkers meer verantwoordelijkheden te geven en ze bijvoorbeeld zelf steeds complexere problemen te laten oplossen. Sluit aan op het individu en blijf realistisch, want niet iedereen is even bevlogen of gaat dat worden.

Reageren, opmerkingen of vragen? Mail dan naar edwin.tuin@vicatlis.nl of bel 06-234 96 186

Succes met organisatieverandering.

Edwin Tuin