Digitaal werken en op peil houden van de productiviteit

Door de coronacrisis zijn we massaal thuis gaan werken. Dat heeft grote consequenties voor de productiviteit. De grote vraag is hoe je die dan op peil houdt. Daarvoor heb ik 5 tips die ik met je wil delen.

De coronacrisis versnelt digitaal werken. Duidelijk is geworden dat structureel digitaal werken voor velen kan. En dat we als corona onder controle is, als er een vaccin is ontwikkeld, niet meer terug kunnen naar het pre-corona tijdperk. In dat tijdperk stonden we massaal in de file om tijdig naar kantoor te komen en haastten we ons om op tijd thuis of bij de kinderopvang te zijn. De inefficiëntie daarvan is maar al te duidelijk geworden. Thuis werken kan enorm schelen op kosten, zoals kantoorkosten, leasekosten, energiekosten, brandstofkosten, en ga zo maar door. Nu vraag wegvalt, kosten meer dan ooit onder druk staan en een economische recessie aanstaande is, lijkt het een kwestie van tijd voordat we digitaal werken massaler dan ooit zullen omarmen. De vraag is wel hoe je als leidinggevende de productiviteit op peil houdt. Daarvoor heb ik de volgende 5 tips.

1. Zorg voor goed werkende infrastructuur en toegang tot informatie

Wellicht een open deur, maar bij digitaal werken wordt de productiviteit in eerste instantie bepaald door een veilige en goed werkende infrastructuur. Door vermindering van onderlinge contacten, informatie-uitwisseling- en afstemmomenten wordt vastlegging in documenten en toegang tot dezelfde informatiesystemen en -bronnen als middel voor samenwerking belangrijker.  Zorg dat beschikbaarheid van informatie en systemen geen bottleneck wordt voor medewerkers om samen te werken en geef toegang tot informatiesystemen zoveel als mogelijk vrij.

2. Zorg voor binding

Digitaal werken zorgt voor afstand en vermindert de verbinding tussen mensen en organisaties. Voor velen zijn een prettige werksfeer en samenwerken met fijne collega’s een belangrijke, zo niet de belangrijkste, reden om met plezier voor een organisatie te werken. Bij digitaal werken krijgt samenwerken een ander karakter. In plaats van samen van gedachten wisselen en oplossingen ontdekken – met kop koffie erbij – worden taken verdeeld, individueel uitgevoerd en deelresultaten tot één geheel gesmeed. De zichtbaarheid van medewerkers verandert. Tijdens digitale sessies staan ze vol in het licht en voor eenieder zichtbaar op het scherm. Buiten meetings om zitten ze verscholen thuis te werken en zijn ze aan het directe zicht onttrokken. De dagelijkse intermenselijke dynamiek neemt af en non-verbale communicatie verdwijnt. De aandacht voor medewerkers kan daardoor verslappen; vooral voor diegenen die dat het hardste nodig hebben. Zorg voor binding door persoonlijke aandacht voor wie ze zijn en wat ze bijdragen.

3. Geef ruimte en vertrouwen

Digitaal werken is een kans om de waan van de dag te doorbreken, om ook ongestoord na te denken en problemen eens goed te analyseren. In de gangbare kantoortuin, die overigens al op z’n retour is,  is daarvoor veel minder ruimte. Geef medewerkers de ruimte om dat ongestoord te doen en plan niet de agenda’s vol met digitale meetings. Vertrouw erop dat medewerkers nu net zo hard werken als voorheen op kantoor, want fysiek toezicht is onmogelijk, operationeel sturen en inhoudelijk bemoeien met de uitvoering lastiger. Daarmee wordt zelfredzaamheid en oplossend vermogen van medewerkers belangrijker. Versterk dat door waar mogelijk ruimte te geven aan zelforganisatie en gedecentraliseerde besturing gekoppeld aan heldere doelstellingen en verantwoordelijkheden.

4. Bereid besluitvorming beter voor

Digitaal werken maakt het lastiger om mensen te beïnvloeden en besluiten af te stemmen. Immers, even langslopen, vooraf bijpraten en de laatste puntjes voorbereiden of napraten, soms plooien gladstrijken of zaken tussendoor geregeld krijgen na een sessie is er niet meer bij. Transparantie en onderbouwing met feiten voor draagvlak wordt belangrijker. De momenten waarop mensen samen zijn, tijdens digitale sessies, worden belangrijker. Dat is het moment waarop in gezamenlijkheid de situatie wordt geduid, hulpvragen worden beantwoord, acties worden bepaald en besluiten worden genomen. Dat vraag om goede voorbereiding, want in een groep van gedachten wisselen en discussiëren is lastig en vereist in ieder geval veel vergaderdiscipline en een ervaren facilitator. Je moet precies weten wat voor jou belangrijk is en wat je komt halen en brengen, want anders is het momentum voorbij. Goed voorbereide besluitvorming is effectiever en vergroot de productiviteit.

5. Versterk de purpose

Digitaal werken vermindert de binding en daardoor wordt de purpose en het toekomst perspectief van de organisatie belangrijker als motivatiebron. Een purpose die recht doet aan maatschappelijke uitdagingen inspireert en doet een beroep op de intrinsieke motivatie. En geïnspireerde medewerkers zijn ruim twee keer zo productief als gewoon tevreden medewerkers. De coronacrisis biedt wat dat betreft kansen genoeg of – sterker nog – is voor vele organisaties een noodzaak om de betekenis en bijdrage daarvan te herijken, want de post coronaperiode zal het leven van organisaties en medewerkers hoe dan ook ingrijpend veranderen.

Weten hoe het de productiviteit in jouw organisatie gesteld is of weten hoe jouw organisatie relevant kan blijven in het post-corona en digitale tijdperk? Doe dan eens een selfcheck (gratis, 5 minuten) of kijk eens naar mijn strategiesessie of organisatiereset programma.